Auteur: De Boerinn

07 juli 2016

Een goede presentatie heeft net als een koe een kop, romp en een staart. Kijkend naar een koe is dat waarschijnlijk snel duidelijk, maar hoe zit dat bij een presentatie?
Door je presentatie op te delen in drie delen is je verhaal duidelijk voor het publiek, maar ook voor jezelf.

De kop
Een presentatie begin je altijd met een korte introductie. Grijp de aandacht van het publiek door op een verfrissende manier contact te maken, bijvoorbeeld door een anekdote, stelling of vraag. Dit is een goede manier om ‘het ijs te breken’. Trek een analogie van het onderwerp van je presentatie naar het dagelijks leven.

Een voorbeeld: gaat je presentatie over nieuwe inkoopstrategie? Een leuk idee is dan om te verwijzen naar het boodschappen doen. Voor je naar de supermarkt gaat bedenk je altijd goed wat je wilt kopen en of je het ook daadwerkelijk nodig hebt. Natuurlijk kun je niet alles kopen want zoveel geld heb je niet bij je. Vertel dan bijvoorbeeld dat de nieuwe inkoopstrategie van het bedrijf meer focus legt op dit uitgavenpatroon.

Reageert het publiek op je ‘ijsbreker’? Krijgen je gasten een glimlach op het gezicht? Mooi, nu heb je zeker de volle aandacht en kun je je presentatie beginnen.

Beschrijf vervolgens kort en puntsgewijs wat je wilt behandelen. Zo is het direct duidelijk waar je het over zult gaan hebben. Na deze kernpunten is het belangrijk een motivatie te geven: waarom is deze presentatie belangrijk voor je publiek? Wat zullen ze na deze sessie geleerd hebben? Tot slot is het een goed idee om kort te vertellen wat je verwacht van je publiek. Moeten er aantekeningen gemaakt worden? Mogen er direct vragen gesteld worden, of achteraf? Verwacht je input van je gasten?

Dit is de kop van de presentatie – en duurt over het algemeen slechts een paar minuten. In het volgende stuk gaan we in op het middenstuk van de presentatie. Zoals dat bij de koe ook het grootste deel is, zo is dat ook het geval bij een presentatie.

Misschien heb je na het lezen van dit stuk ineens door waarom ik startte met een ogenschijnlijk vreemde relatie tussen een koe en een presentatie. Greep het je aandacht? Heb je zelf wel eens zo’n ‘ijsbreker’ gebruikt tijdens je presentatie?

De romp
Nu is het tijd voor de romp, ofwel het middenstuk van je presentatie. Zoals dat bij de koe ook het grootste deel van het lijf is, zo is dat ook in een presentatie. In dit middenstuk ga je inhoudelijk in op het onderwerp. Doe dat gestructureerd, kort en bondig. Houd je hierbij aan de kernpunten die je in de ‘kop’ hebt uitgelegd. Het is een goed idee om elk kernpunt even kort in te leiden voor je deze behandeld. Na de inhoudelijke uitleg, vat je dit punt nog eens kort samen in één of twee zinnen voordat je doorgaat naar het volgende onderwerp.

Uit ervaring zul je vast weten dat men niet altijd lang de aandacht vast kan houden. Daarom is het belangrijk om binnen het bereik te blijven van het onderwerp en niet teveel uit te wijden. Het is belangrijk om te bepalen wát je wilt presenteren, maar ook wat je níet wilt behandelen. Baken het onderwerp goed en logisch af.

Maak tijdens je presentatie gebruik van verschillende hulpmiddelen. Gebruik de moderne techniek in je voordeel. PowerPoint is een goede software om je verhaal te presenteren, en met een flipover of whiteboard kun je bepaalde punten nog eens extra benadrukken of toelichten. Het gebruik van verschillende hulpmiddelen zorgt er ook voor dat de presentatie visueel aantrekkelijk blijft en men de aandacht er goed kan bijhouden. Een voorbeeld voor een brainstormsessie is om ‘post-its’ te gebruiken, waarop men ideeën kan schrijven en die op een whiteboard kan plakken. Zo blijft iedereen betrokken.

Ik hoop dat je na het lezen van dit stuk wat handvatten hebt gekregen om gestructureerd het middenstuk van je presentatie voor te bereiden. Heb je zelf nog tips of ideeën?

De staart
De afsluiting van je presentatie is de laatste mogelijkheid om de belangrijkste punten van je presentatie nog eens duidelijk te maken. Gebruik hiervoor de kernpunten die je in de inleiding hebt genoemd – en die je misschien zelfs op de flipover hebt geschreven. Het is helemaal niet zo gek om dit een interactief gedeelte te maken. Stel vragen aan je publiek om te kijken of de informatie ook daadwerkelijk is over gekomen.

Ook is het een goed idee om nog een laatste maal uit te leggen waarom deze informatie nuttig is. Hoe wordt de informatie toegepast op de werkvloer? Hoe zal dit je publiek beïnvloeden tijdens hun werk?

Na deze korte samenvatting is er tijd voor een vraag- en antwoordsessie, waarbij het een goed idee is om deze vragen te verzamelen (bijvoorbeeld op het whiteboard) zodat iedereen later nog toegang heeft tot de antwoorden. Zijn er nog actiepunten die toegewezen moeten worden? Doe dat dan als laatste, voordat je de sessie besluit. Zorg ervoor dat deze actiepunten duidelijk en haalbaar zijn, en gebruik deadlines om te zorgen voor de tijdsbewaking van het proces.

Zoals je nu weet, is belangrijk onderscheid te maken tussen de drie delen van een presentatie:

1. De kop – inleiding met kernpunten
2. De romp – het middenstuk waarbij je de kernpunten inhoudelijk behandelt
3. De staart – de samenvatting waarbij je heel kort de kernpunten nog eens samenvat.

Ik hoop dat deze blog je op weg geholpen heeft bij het voorbereiden van je presentatie. Als test kun je misschien eens kijken of deze blogserie dezelfde structuur volgt als die ik beschreven hebt. Hoe heeft de auteur het er vanaf gebracht?

Deel:

Kop, romp en staart

Meer nieuws van 't erf

Zon, frisse lucht en gezelligheid: de leukste bedrijfsuitjes in de lente

Hét stappenplan voor een succesvol bedrijfsfestival!

Van brainstormen tot poldersport: stel een unieke vergaderdag samen!

Blijf op de hoogte!