Effectieve vergadering?

Je hebt een inspirerende locatie gevonden, de uitnodigingen zijn verstuurd en de uren zijn goedgekeurd door het management. Nu is het tijd om te werken aan de vergadering zelf. Natuurlijk is het belangrijk gestructureerd aan het werk te gaan. Je wilt je kostbare tijd natuurlijk graag efficiënt benutten. Hier zijn alvast wat tips om een effectieve vergadering te organiseren:

• Zet de routebeschrijving op de uitnodiging.
Zelfs met navigatie kan het soms lastig zijn om een locatie op het platteland te vinden. Een klein kaartje of wat tips kunnen dus geen kwaad. Er is niets vervelender dan te laat beginnen met een presentatie waardoor je voor aanvang al achter loopt op het schema.

• Test vooraf je audiovisuele hulpmiddelen.
Een filmpje opstarten en het geluid doet het niet? Batterijen leeg van je pointer? Techniek kan erg handig zijn – als het werkt. Test daarom licht, geluid, laptop en andere middelen voordat je aan je presentatie begint. Niemand houdt immers van onverwachte verrassingen.

• Stel jezelf de vraag wat je verwacht van de aanwezigen.
Is de vergadering een samenvatting van het afgelopen jaar? Wordt de nieuwe bedrijfsvoering toegelicht? Of wordt het een brainstormsessie? Bedenk vooraf wat je verwacht van de deelnemers – en stel hen hiervan aan het begin al op de hoogte. Mag het publiek je gerust onderbreken voor een vraag, of heb je dit liever aan het einde van de presentatie? Als je verwacht dat men aantekeningen of notities maakt, bereid dan vooraf wat schrijfartikelen voor.

• Begin en eindig op tijd.
Het is voor iedereen frustrerend als je uitloopt op het schema. Je kunt daarom natuurlijk een ruim schema opstellen, maar belangrijker is dat je je aan het tijdsplan houdt. Plan na je presentatie misschien een half uur in voor een vraag- en antwoordsessie. Als er in subgroepjes verder gewerkt wordt, is het belangrijk de groepen tijdig te waarschuwen als de eindtijd nadert. Plan tot slot nog een korte plenaire discussie of afsluiting.

• Eindig de vergadering met een samenvatting en een actielijst.
Aan het einde van de sessie is het belangrijk puntsgewijs samen te vatten wat er besproken is. Als er bepaalde acties verwacht worden van de aanwezigen bepaal hier dan ook direct een realistische deadline voor.
Hopelijk helpen deze tips je om een effectieve vergadering neer te zetten. Mocht je zelf nog tips hebben, reageer dan gerust op dit blog. Als je graag meer tips wilt hebben, neem dan gerust met ons contact op.